L'essentiel en 30 secondes
- Les équipes finance ressaisissaient à la main des centaines de factures PDF aux formats hétérogènes.
- Un agent IA extrait les données par LLM, les normalise, contrôle doublons et fournisseurs, puis insère et archive.
- Résultat : 100 % d'extraction automatisée et aucune facture en double non détectée.
- L'architecture modulaire permet d'ajouter un fournisseur ou un format par configuration.
Les résultats en chiffres
Du PDF à la base, sans ressaisie
- Réception du PDFFactures entrantes, quel que soit le format du fournisseur.Orchestration agentique
- Extraction par LLMFournisseur, montants, dates, lignes, TVA, n° de commande.LLM
- NormalisationDonnées harmonisées pour garantir leur cohérence.JavaScript
- Contrôle des doublonsChaque facture comparée à l'historique avant toute entrée.SQL
- Contrôle fournisseurValidation contre la base des fournisseurs agréés.SQL
- Insertion et archivageEnregistrement en base, renommage, classement, archivage.Base de données · PowerShell
Cinq points de friction résolus
| Enjeu | Avant | Avec l'agent IA |
|---|---|---|
| Saisie manuelle | Des centaines de PDF ressaisis à la main : lent et source d'erreurs. | Extraction par LLM et insertion automatique, sans intervention. |
| Formats hétérogènes | Aucun champ standard d'un fournisseur à l'autre. | Le LLM structure les données, quel que soit le format. |
| Doublons et fraude | Une même facture pouvait être traitée deux fois. | Contrôle SQL contre l'historique, avant tout paiement. |
| Fournisseurs non vérifiés | Aucune validation systématique des coordonnées. | Vérification automatique contre les fournisseurs agréés. |
| Archivage désordonné | Fichiers mal nommés : audit et recherche difficiles. | Renommage, classement et archivage par PowerShell. |
Une finance libérée et mieux protégée
- Des heures rendues à la finance : plus de ressaisie : l'équipe se concentre sur l'analyse.
- Des paiements sécurisés : doublons et fournisseurs contrôlés avant tout paiement.
- Une piste d'audit complète : chaque facture est traçable et retrouvée instantanément.
- Prêt à évoluer : nouveau fournisseur ou format : de la configuration, pas du développement.
Les technologies utilisées
- LLM : lecture des factures PDF non structurées et extraction des données financières.
- Automatisation agentique : orchestration du pipeline de bout en bout et sous-workflows réutilisables.
- Base de données SQL : détection des doublons, validation des fournisseurs et stockage des écritures.
- PowerShell : renommage, classement et archivage automatiques des fichiers.
Pourquoi la ressaisie coûte cher
La saisie manuelle des factures fournisseurs mobilise du temps qualifié sur une tâche sans valeur ajoutée. Elle produit aussi des erreurs, des retards de paiement et un risque de payer deux fois la même facture. Plus le nombre de fournisseurs et de formats augmente, plus le coût grandit.
Comment se déroule un projet de ce type
- Cartographier le processus actuel : réception, saisie, contrôles, validation, archivage.
- Constituer un échantillon de factures représentatif des formats reçus.
- Définir les règles de contrôle : doublons, fournisseurs agréés, montants, TVA.
- Tester en pilote avec une validation humaine systématique des résultats.
- Mettre en production, puis suivre les cas signalés et ajuster les règles.
Les conditions de réussite
- Un référentiel fournisseurs à jour, base de tous les contrôles.
- Des règles de validation écrites et partagées avec la finance.
- Une validation humaine des cas signalés par l'agent.
- Un journal des traitements pour l'audit et l'amélioration continue.
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En résumé
Un agent IA lit les factures PDF quel que soit leur format, extrait et normalise les données, contrôle les doublons et les fournisseurs, puis insère et archive chaque facture. Dans ce projet, l'extraction est entièrement automatisée et aucune facture en double n'est passée inaperçue. L'architecture modulaire permet d'ajouter un fournisseur ou un format par configuration. Ce type de projet relève de notre accompagnement en IA et transformation digitale.
Questions fréquentes
Un agent IA peut-il lire des factures de formats différents ?
Oui. Le LLM extrait les champs utiles (fournisseur, montants, dates, lignes, TVA, numéro de commande) quel que soit le format du fournisseur, puis les données sont normalisées avant tout contrôle.
Comment éviter de payer deux fois la même facture ?
Chaque facture entrante est comparée à l'historique en base par une règle SQL. Les doublons sont signalés avant d'entrer dans le système financier, donc avant tout paiement.
Faut-il redévelopper l'outil pour un nouveau fournisseur ?
Non. L'architecture en sous-workflows modulaires permet d'ajouter un fournisseur, une entité ou un format de facture par configuration.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un agent de traitement des factures ?
Cela dépend du nombre de formats et des systèmes à connecter. Un pilote sur un périmètre limité permet de valider l'approche en quelques semaines avant d'étendre le traitement.
L'agent IA remplace-t-il le contrôle humain ?
Non. Il supprime la ressaisie et signale les anomalies ; une personne valide les cas signalés et garde la décision sur les paiements.